Problématique

La société Zefal est le leader mondial de l’équipement pour les vélos tout terrain (VTT). Elle comporte 350 salariés répartis sur 5 filiales en France et une filiale aux Etats-Unis. Zefal, comme beaucoup de sociétés du secteur industriel, est depuis quelques années confrontée à la concurrence chinoise. Pour faire face à ces challenges nouveaux, la société doit constamment innover et réduire ses coûts. L’entreprise utilisait depuis quelques années les services d’une société d’externalisation qui réalisait le processus de paie au travers d’une interface informatique de saisie des données. Cependant, concernant les 5 filiales que compte la société, chacune utilisait un système de gestion de la paie différent. En 2002, la décision a été prise de faire évoluer la solution de paie et de gestion des ressources humaines avec trois objectifs majeurs : réduire les coûts et éviter l’embauche d’une personne supplémentaire, disposer de véritables tableaux de bord, réduire les délais et gagner en flexibilité.Réduire les coûts et éviter l’embauche d’une personne supplémentaire. Disposer de véritables tableaux de bord adaptés au contexte de l’entreprise et du groupe.Réduire les délais et gagner en flexibilité. Michel F., DRH

Zefal change de prestataire, réduit ses coûts de 25 %, économise un demi-poste de paie et met en place des outils performants de suivi d’activités.

« MeilleureGestion.com est une solution à la fois productive et souple, qui nous a fait gagner un temps précieux : elle nous a véritablement permis d’optimiser notre organisation. Nous travaillons en toute confiance avec un partenaire de toute confiance. »

Michel F., DRH

Le contexte

La société Zefal est le leader mondial de l’équipement pour les vélos tout terrain (VTT). Elle comporte 350 salariés répartis sur 5 filiales en France et une filiale aux États-Unis.

Zefal, comme beaucoup de sociétés du secteur industriel, est depuis quelques années confrontée à la concurrence chinoise. Pour faire face à ces challenges nouveaux, la société doit constamment innover et réduire ses coûts.

L’entreprise utilisait depuis quelques années les services d’une société d’externalisation qui réalisait le processus de paie au travers d’une interface informatique de saisie des données.

Cependant, concernant les 5 filiales que compte la société, chacune utilisait un système de gestion de la paie différent.

En 2002, la décision a été prise de faire évoluer la solution de paie et de gestion des ressources humaines avec trois objectifs majeurs : réduire les coûts et éviter l’embauche d’une personne supplémentaire, disposer de véritables tableaux de bord, réduire les délais et gagner en flexibilité.

La solution

Après la réalisation d’un cahier des charges sur 5 critères (productivité, fiabilité, réactivité, disponibilité et efficacité) et un comparatif des différentes solutions présentes sur le marché, la solution MeilleureGestion.com est apparue comme étant la plus adaptée aux besoins et exigences de la société Zefal.

L’implémentation de la nouvelle solution de gestion de la paie a du prendre en compte les nombreuses spécificités de la convention collective. Grâce à son moteur de paie particulièrement puissant et aux capacités de paramétrages de MeilleureGestion.com, la mise en place a été effectuée en un mois seulement. Un tour d’horizon complet de l’organisation, du processus de paie et des procédures a été réalisé en collaboration avec les experts de MeilleureGestion.com. Après une période en doublon au mois de décembre 2002, la solution était définitivement opérationnelle en janvier 2003.

La rentabilité

Michel Frayssignes, DAF, estime à 0,5 poste le temps gagné globalement soit une économie de 15 000 € par an. Le coût au bulletin a été également réduit (de 9 à 7 € au bulletin). Au total plus de 20 000 € d’économie.

Le constat au quotidien

Après deux ans d’utilisation, les équipes de Zefal estiment que la solution de MeilleureGestion.com a totalement répondu à leurs attentes, leurs 3 points principaux de satisfaction sont :

Les économies et le temps gagné

Dans toutes les sociétés industrielles confrontées à une concurrence très féroce c’est un élément essentiel. Les gains de temps, de flexibilité et réactivité se sont avérés très significatifs pour les raisons suivantes :

une interface totalement automatique a été réalisée entre l’outil de pointage utilisé dans les ateliers et MeilleureGestion.com,

le basculement en paie des heures travaillées et des absences est aujourd’hui automatisé. C’est un gain de temps et de fiabilité très important (saisie et contrôle systématiques ont disparus),

tous les éléments variables de calcul des éléments de paie, issus des différentes directions (administrative, commerciale, production, logistique…) sont intégrés automatiquement dans l’outil par l’import dynamique des données via un tableau Excel. Ce processus est rapide et fiable. Il évite des saisies, et supprime le risque d’erreur,

les opérations complexes, comme les soldes de tout compte ou la DADS-U sont réalisées directement via une interface conviviale.

En conclusion, grâce la nouvelle solution mise en place, le service du personnel de la société a pu prendre en charge des missions complémentaires comme le suivi des évaluations de fin d’année.

Réactivité

La solution a totalement changé le processus de paie de la société Zefal apportant souplesse, autonomie et réactivité. Grâce à l’interface Web, les bulletins de paie sont calculés en temps réel, dès la saisie des éléments variables. Il n’y a plus de planning rigide, contraignant et pesant à respecter. Tous les aspects paramétrages/mises à jour du plan de paie sont réalisés par MeilleureGestion.com.

MeilleureGestion.com apporte également une nouvelle dimension à la notion de service :

• un interlocuteur dédié qui connaît parfaitement le contexte de l’entreprise, son processus de paie, ses contraintes et ses enjeux,
• Il répond « immédiatement » aux questions d’utilisation sur les données propres de l’entreprise,
• une équipe experte qui couvre « tous » les domaines pour assurer, la veille sociale et réglementaire, les mises à jour de l’outil de paie et garantir la fiabilité,
• une cellule juridique qui peut assurer un premier niveau de conseil et de validation en documentant de manière approfondie des questions spécifiques,
• des documents de synthèse pour informer de manière proactive les clients sur les évolutions sociales et légales.

Grâce à Internet, les réponses sont immédiatement mutualisées et disponibles sur l’interface web, les échanges sont facilités.

Le reporting et le suivi

Disposer facilement de tableaux de bord budgétaires et sociaux a permis de modifier la vision purement paie et administrative du service RH. Des indicateurs de performance ont pu être mis en place et suivis de manière mensuelle.

La consolidation trimestrielle des données permet de prendre rapidement les bonnes décisions et d’anticiper les difficultés, ce qui n’était pas aisé auparavant.