La mise en place d’une nouvelle solution de paie et de ressources humaines est toujours un enjeu important pour l’entreprise qui doit être impérativement assurée du respect des délais et de la fiabilité du processus. Elle doit représenter une charge de travail aussi réduite que possible pour ne pas surcharger les collaborateurs de l'entreprise.
C’est pourquoi, consciente de ces impératifs, MeilleureGestion vous garanti une mise en œuvre immédiate pour une perturbation minimum de l’entreprise.
Notre méthode se déroule en trois phases distinctes
Phase d’analyse, d’audit et de formalisation
Étape de collecte d’information
Nous récupérons de l’entreprise tous les documents relatifs à la paie et à son processus. Les bulletins, les états des charges, les bordereaux comptables sont récoltés et nous remplissons un dossier d’analyse d’environ 20 pages qui va décrire le réglementaire de paie de la société. Le dossier d’analyse remplit en commun nécessite environ 4 à 5 heures de travail, il servira de base au paramétrage de la solution.
S’agissant des données et processus de la gamme Ressources Humaines, la méthodologie est la même.
Étape d’analyse et de synthèse
Cette étape se déroule exclusivement chez MeilleureGestion et représente une semaine entière de travail. Avec l’ensemble des documents, nous réalisons une analyse très précise des bulletins de paie et des bordereaux pour parfaitement maîtriser et documenter les modes de calcul spécifiques. Nous créons le dossier informatique et procédons systématiquement à des simulations des différents cas de paie rencontrés. Cette phase permet au consultant nommé de s’approprier totalement le dossier, de valider tous les modes de calcul (Loi Fillon en cas de maladie, règle du 1/10e etc..) et de documenter. S’agissant des données et processus de la gamme Ressources Humaines, la méthodologie est la même.
Étape de restitution et de finalisation
À l’issue de l’étape précédente nous sommes capables de restituer à l’entreprise un document complet, dont nous discutons et que nous finalisons ensemble. Ce document est précieux pour tous :
- pour l’entreprise il documente de façon formelle les règles et « habitudes », précise les modes de calcul de l’ensemble des rubriques, la forme et les indicateurs des tableaux de bord sociaux, les règles de workflow...
- pour MeilleureGestion il constitue notre document de référence pour la validation et le suivi de la paie et des ressources humaines.
Phase informatique de reprise de l’ensemble des données
Cette phase est importante elle consiste à importer de manière automatique dans notre solution toutes les informations utiles des dossiers du personnel, tous les éléments nécessaires aux calculs des bulletins de paie en milieu d’année ou en début d’année…
Grâce à un plan de paie totalement mutualisé, à des automatismes puissants nous sommes capable de reprendre très rapidement et en toute fiabilité les données de paie. Des outils de contrôle permettent également de comparer automatiquement les données (net à payer, net imposable, cotisations patronales) issues de MeilleureGestion avec les données de l’entreprise permettant et par conséquent de réduire considérablement la phase de contrôle.
Nous sommes également capables d’importer tout type de fichiers que nous constituons ensemble. Dans le cas du logiciel Sage par exemple, nous sommes en mesure d’exporter automatiquement tous les éléments nécessaires à partir du fichier PRH.
Phase de doublon et de procédure
Cette phase de « doublon » (généralement de deux mois) comporte trois objectifs majeurs :
Valider en réel les paies effectuées sur les deux environnements
Les bulletins sont réalisés en double soit sur une partie des salariés (les salariés témoins) en cas de reprise en début d’année, soit sur l’ensemble des salariés pour des raisons de sérénité ou pour des paies démarrant en milieu d’année.
Préciser les procédures, former au produit et définir les méthodes utilisées
Nous travaillons en commun afin de balayer en détail toutes les procédures (entrée & sortie, notes de frais...) et de valider ensemble nos méthodes de travail.
Cette convention de services représente de manière formelle et précise les engagements de MeilleureGestion spécifiquement adaptés à votre environnement en fonction des règles et habitudes de gestion qui sont les vôtres.
La mise en place de MeilleureGestion a été très rapide. Suite au départ « précipité » de notre gestionnaire de paie, nous avons décidé de changer de solution au mois de mai 2003 pour être opérationnels au mois de Juillet. Avec 145 salariés, des contrats aidés, du chômage partiel et des intermittents, le challenge ne semblait pas facile à relever. Grâce à une méthode éprouvée, des outils informatiques puissants, à l’expérience et à la motivation des collaborateurs de MeilleureGestion, tout s’est parfaitement passé ! Nous en avons également profité pour valider nos processus, corriger nos erreurs de paie et documenter notre fonctionnement. Bref tout s’est parfaitement bien déroulé, dans un esprit de collaboration et de rigueur. 
