Problématique

SEFAS INNOVATION est une société de 70 personnes, crée en 1995, qui conçoit et commercialise des solutions logicielles sophistiquées pour l’édition et la mise en page de documents en très gros volumes, pour les banques par exemple. Son comité de direction est constitué des plus grands investisseurs de la place de Paris (AGF private equity). Des investissements financiers très importants ont été réalisés pour développer ces nouvelles solutions logicielles complexes. Après une période d’investissements conséquents et de très forte croissance, SEFAS Innovation a du consolider son activité et envisager un développement à l’international. L’ancienne solution de gestion de la paie et des ressources humaines (Sage) jugée trop consommatrice de ressources, complexe et difficile à maintenir devait être remplacée. François B., DAF

SEFAS Innovation optimise le temps consacré à la paie et à l’administration de son personnel et accroît sa productivité.

« MeilleureGestion.com est la solution de gestion de la paie et des ressources humaines idéale pour notre structure ».

François B., DAF

La solution choisie

François B. a procédé à un audit de son processus de paie et comparé les fonctionnalités de la solution MeilleureGestion.com avec celle de SAGE. Une mesure « objective » du temps passé a révélé que loin des 2 à 3 jours estimés, la réalisation de la paie prenait en moyenne plus de 8 jours (2 semaines) en prenant en compte tous les paramètres :

• lecture et interprétation du RF paie, paramétrage et validation du logiciel SAGE,
• collecte et saisie des éléments de paie : 3 jours,
• traitement global des absences (Congés, RTT, maladie) : 3 jours,
• calcul et validation des bulletins de paie.

La rentabilité

L’engagement formel de MeilleureGestion.com était de réaliser la paie en moins de 2 jours et d’économiser ainsi 15 000 € par an.

La mise en place

La méthode MeilleureGestion.com associée à une très grande expérience a permis de reprendre la paie de la société en moins de deux mois. Après une courte phase d’audit (1 journée) qui a permis de formaliser et de documenter, la mise en place s’est effectuée chez MeilleureGestion.com de manière transparente pour la gestionnaire de paie. Dès le deuxième mois, la responsable du traitement de la paie avait totalement appréhendé son nouvel outil et les paies étaient réalisées en toute fiabilité.

Le constat au quotidien

Après deux ans d’utilisation un bilan précis peut être effectué dans l’utilisation de la nouvelle solution. François B. identifie 4 bénéfices majeurs :

Temps gagné

Aujourd’hui le temps total mensuel consacré à la paie est de deux jours.

Trois raisons majeures expliquent le temps considérable gagné dans le processus de paie :

• toutes les mises à jour (légales, conventionnelles, nouveaux contrats…) sont effectuées par et sous la responsabilité de MeilleureGestion.com.
• les données variables du mois comme les primes et commissions sont directement intégrées dans la solution via un tableau Excel (Import dynamique de données) : le temps perdu en saisie, validation et contrôle a disparu.
• enfin la mise en place du module Internet de gestion des absences a supprimé les saisies et les erreurs dans le traitement des congés, RTT…

Qualité du service et fiabilité

Carole L. est la conseillère experte de MeilleureGestion.com qui gère et suit la société Sefas en collaboration étroite avec notre collaboratrice. Ayant procédé à la mise en place, puis au suivi de la réalisation des paies, elle maîtrise parfaitement le contexte humain et organisationnel de la société. Ses missions sont claires et précises : elle répond « immédiatement » aux questions posées sur le produit :

• elle gère les évolutions légales ou conventionnelles,
• elle valide et contrôle les traitements (bulletins, soldes de tout compte…),
• elle réalise les opérations complexes (DADS-U…).

Disponibilité de l’information

François B. est exigeant : il a besoin de disposer d’un reporting fiable et complet à des dates précises. Les salaires et charges sociales représentant plus de 50 % des frais de la société, c’est un aspect important pour le pilotage de l’entreprise. Les tableaux de bord fournis « en temps réel » par la solution répondent parfaitement à cette exigence légitime.

On peut citer les analyses des absences (nombre, coûts, impacts…) par département, les analyses des éléments variables de paie, le suivi de la masse salariale. Immédiatement exportable sous Excel tous ces éléments sont présentés mensuellement au conseil d’administration.

Le module de gestion des congés

La société SEFAS, comme beaucoup de sociétés ayant une forte population de cadres est confrontée à une problématique de gestion des absences. Il faut allier souplesse et rigueur, combiner liberté et contrôle. Le nouvel outil Internet de gestion des absences permet de résoudre ces enjeux d’apparence contradictoire. Cet outil a considérablement amélioré l’organisation de la société. Plébiscité par tous et rapidement opérationnel, il a conduit à des gains considérables de productivité.