Témoignage

Nous souhaitions un module de gestion des notes de frais très simple et très opérationnel, directement connecté à la paie pour que les contrôles et les calculs soient immédiatement effectués. Il était également très important de disposer d’une solution homogène avec les autres modules de gestion des absences et présentant une interface aussi efficace et agréable à utiliser. Nous avons donc mis en place la gestion des notes de frais, de manière très simple et rapide. Aujourd’hui tous les utilisateurs sont satisfaits et y trouvent des avantages majeurs. Pour le salarié, c’est simple et très utile ; le manager a, quant à lui, une vision immédiate des frais engagés, enfin notre contrôleur de gestion est ravi : Il a tous les éléments à sa disposition, plus d’erreur de saisie, plus de contrôle fastidieux et tous les tableaux de synthèse sont disponibles. Dans ce domaine Internet change vraiment la vie des entreprises !

La gestion des notes de frais sur Internet présente des avantages majeurs de fiabilité, gain de temps et efficacité. Grâce à une saisie directe par les salariés, les notes de frais sont rapidement validées par les responsables et automatiquement intégrées en paie. Des analyses précises permettent également d’en mesurer les enjeux.

La gestion traditionnelle des frais en entreprise est coûteuse en temps, car elle mobilise des « ressources humaines » pour effectuer des tâches « papier » sans valeur ajoutée. À cela s’ajoutent de nombreux processus administratifs transverses, bien souvent longs et complexes.

Mode de fonctionnement

Internet permet de modifier radicalement la gestion des notes de frais et apporte des bénéfices majeurs :

• le salarié,
• le manager,
• le responsable administratif.

Grâce à l’élimination des doubles saisies les gains de temps sont considérables et les erreurs sont limitées.

Workflow

Grâce à Internet :

• la gestion des notes de frais est optimisée,
• toutes les informations sont saisies directement par les collaborateurs et circulent rapidement et sans erreur vers les différents acteurs.
• après la saisie par le salarié, un email est directement envoyé au manager opérationnel pour l’informer de la demande.

Accédant directement à toutes les demandes, le responsable traite celle-ci et des mails informatifs de confirmation sont automatiquement envoyés. Les oublis et les erreurs sont exclus car les saisies sont contrôlées. Par ailleurs, le « Workflow » permet des alertes pour les demandes non traitées dans les délais impartis. C’est simple et rapide. Le Workflow du gestionnaire de notes de frais est également conçu pour éviter les oublis et les erreurs en assurant les mêmes fonctions.