La gestion des absences (congés, RTT...) sur Internet permet de réduire considérablement le temps nécessaire à leur traitement (facteur 10), d’en fiabiliser et d’en maîtriser totalement le processus. C’est simple, efficace, facile à mettre en oeuvre et à utiliser.
Internet permet aujourd’hui de radicalement modifier le mode de gestion des absences des salariés (congés, RTT...), le rendant plus simple, plus accessible et beaucoup plus performant.
Cette nouvelle organisation présente des bénéfices majeurs :
Mode de fonctionnement
Chaque salarié accède librement à son « kiosque » comprenant ses compteurs, via un login et un mot de passe spécifique. Il dispose de toutes les informations relatives à ses droits, il peut saisir ses demandes, en connaître le statut (en cours, acceptée ou refusée), consulter son calendrier et visualiser immédiatement l’historique de ses absences. La saisie des dates de départ souhaitées permet le calcul immédiat (en fonction des week-ends, jours fériés...) du nombre de jours « pris » et le décompte des jours « restants ». C’est un gage de transparence et de fiabilité qui permet d’éviter au service paie de nombreuses questions.
Le manager opérationnel consulte également son« kiosque » pour appréhender les demandes en cours et être informé de la situation de tous ses collaborateurs et de toutes les demandes au travers d’un planning général. Il peut ainsi aisément et rapidement prendre les décisions qui s’imposent. Les sources d’erreurs, de conflits et d’incompréhension sont considérablement réduites et le salarié est immédiatement informé par mail de sa situation.
Le responsable paie pilote les demandes de congés. Il vérifie la validité des demandes et peut également les refuser (droit insuffisant...).
Les demandes acceptées sont automatiquement basculées dans la paie. Les gains de temps sont considérables et les erreurs sont limitées ; son activité est facilitée et sa gestion plus sereine.
Workflow
C’est l’aspect essentiel de la gestion des congés. Grâce à ce « workflow » toutes les informations circulent rapidement et sans erreur vers les différents acteurs. Dès la saisie par le salarié, un mail est envoyé au manager opérationnel pour l’informer de la demande.
De même, dès le traitement de cette demande un mail de retour est envoyé. Les oublis deviennent impossibles car le « workflow » génère des alertes pour les demandes non traitées dans les délais impartis. C’est très simple et très rapide. Le cycle de workflow du gestionnaire de paie est également conçu pour éviter les oublis et les erreurs et garantir les objectifs qui sont les siens.
Le module de « gestion dématérialisée » des congés de MeilleureGestion.com a été mis en place, pour permettre aux collaborateurs de saisir librement leurs demandes en fonction des plannings prévisionnels de leur équipe et de basculer automatiquement en paie les absences validées. Contrairement aux craintes que nous pouvions avoir, ce module, grâce à sa convivialité exceptionnelle, aux réels bénéfices qu’ils apportent à tous, a été immédiatement plébiscité et opérationnel en un temps record. Aujourd’hui nous ne pourrions plus nous en passer et nous nous demandons même comment nous faisions avant. Le gain de temps pour notre gestionnaire de paie est de plus de 5 jours par mois (et il n’y a plus aucun litige), je n’en entends plus parler. 
