Solution paie et RH
Témoignage
 Nous souhaitions un module de gestion des notes de frais très simple et très opérationnel, directement connecté à la paie pour que les contrôles et les calculs soient immédiatement effectués. Il était également très important de disposer d’une solution homogène avec les autres modules de gestion des absences et présentant une interface aussi efficace et agréable à utiliser. Nous avons donc mis en place la gestion des notes de frais, de manière très simple et rapide. Aujourd’hui tous les utilisateurs sont satisfaits et y trouvent des avantages majeurs. Pour le salarié, c’est simple et très utile ; le manager a, quant à lui, une vision immédiate des frais engagés, enfin notre contrôleur de gestion est ravi : Il a tous les éléments à sa disposition, plus d’erreur de saisie, plus de contrôle fastidieux et tous les tableaux de synthèse sont disponibles. Dans ce domaine Internet change vraiment la vie des entreprises ! 
JLaurianne S. APAVE
La presse économique en parle
Devant la multiplicité des déplacements, frais engagés et dépenses, les entreprises se doivent de suivre et de maîtriser les coûts. Les nouvelles solutions Internet deviennent très opérationnelles et des sources de productivité existent dans ces fonctions sans grande valeur ajoutée.
Observatoire des PME-PMI, 2005
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 La gestion des notes de frais sur Internet présente des avantages majeurs de fiabilité, gain de temps et efficacité. Grâce à une saisie directe par les salariés, les notes de frais sont rapidement validées par les responsables et automatiquement intégrées en paie. Des analyses précises permettent également d’en mesurer les enjeux.
La gestion traditionnelle des frais en entreprise est coûteuse en temps, car elle mobilise des « ressources humaines » pour effectuer des tâches « papier » sans valeur ajoutée. À cela s’ajoutent de nombreux processus administratifs transverses, bien souvent longs et complexes.
 Mode de fonctionnement
Internet permet de modifier radicalement la gestion des notes de frais et apporte des bénéfices majeurs :
- Le salarié accède librement à son « Kiosque » via un login et un mot de passe spécifiques. Il saisit sur une interface simple et rapide les frais qu’il a engagés pour la société. Grâce à un contrôle immédiat et à une liaison directe avec la paie, les informations sont directement calculées (par exemple le remboursement des frais kilométriques). Les risques d’erreur, de mauvaise compréhension ou d’oublis sont réduits. Il peut également consulter immédiatement l’historique mensuel de ses notes de frais.
- Le manager opérationnel accède également à son « Kiosque » pour appréhender les demandes en cours. Informé de la situation de tous ses collaborateurs et de toutes les demandes au travers d’un tableau de bord général, il peut aisément et rapidement valider les notes de frais de ses collaborateurs, demander des explications ou éventuellement les refuser. Le salarié est, quoi qu’il arrive, immédiatement informé par mail de sa situation.
- Le responsable administratif des notes de frais a également une vision globale et précise des notes de frais. Il accède aux historiques des salariés, aux tableaux de bord et les demandes acceptées sont automatiquement « transférées » et exploitables en paie.
Grâce à l’élimination des doubles saisies les gains de temps sont considérables et les erreurs sont limitées.
Workflow
Grâce à Internet :
- la gestion des notes de frais est optimisée ;
- toutes les informations sont saisies directement par les collaborateurs et circulent rapidement et sans erreur vers les différents acteurs. Après la saisie par le salarié, un mail est directement envoyé au manager opérationnel pour l’informer de la demande.
Accédant directement à toutes les demandes, le responsable traite celle-ci et des mails informatifs de confirmation sont automatiquement envoyés. Les oublis et les erreurs sont exclus car les saisies sont contrôlées. Par ailleurs, le « workflow » permet des alertes pour les demandes non traitées dans les délais impartis. C’est simple et rapide. Le workflow du gestionnaire de notes de frais est également conçu pour éviter les oublis et les erreurs en assurant les mêmes fonctions.
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Bénéfices
- Gain de temps : saisie immédiate et simple par les salariés.
- Fiabilité des données : contrôle immédiat des saisies.
- Rapidité et efficacité du traitement, accès immédiat des responsables aux informations.
- Homogénéisation et optimisation du traitement des notes de frais.
- Maîtrise des dépenses par une analyse précise des coûts (par salarié, par nature, par affaire, etc.).
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Principales caractéristiques
- Saisie des notes de frais simple et puissante.
- Historique des notes de frais avec statut.
- Mails d’alerte et de suivi automatique.
- Validation interactive avec contrôle.
- Tableaux de bord de suivi avec filtre.
- Prise en compte automatique en paie.
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