Métaphora décide alors de changer de type de prestataire et réalise 35 % d’économies, tout en gagnant en flexibilité et en pilotage, comme en témoigne son DAF.
« MeilleureGestion.com est la solution “idéale” qui combine parfaitement souplesse, réactivité et fiabilité. Grâce à cette nouvelle gestion, nous avons réalisé des économies importantes et disposons d’éléments percutants pour piloter notre activité. »
La solution choisie
Prenant en considération l’analyse des coûts et modes de fonctionnement de son ancien prestataire, la solution Internet MeilleureGestion.com a été étudiée en détail par Philippe Bassani, le DAF de la société. Il est apparu qu’elle répondait exactement aux besoins de Metaphora. Un dossier très complet de ses avantages par rapport à différents types de solution a été réalisé et présenté à la direction générale. Le choix de MeilleureGestion.com fut pris, dans la plus grande transparence.
La rentabilité
Coûts de traitement réduits de 20 %, avec le choix notamment d’un coût du bulletin au forfait. Il n’y a donc plus de surprises (comme pour réalisation de la DADS-U par exemple). Cela représente 4 000 € d’économies par an.
Le contexte
Metaphora est une société de service de 50 personnes qui réalise pour ses clients les brochures techniques d’utilisation de logiciels applicatifs (ERP, CRM…). Ancienne filiale du groupe Jet Multimedia, Metaphora utilisait les services d’un externalisateur qui assurait de manière classique le traitement de la paie et la réalisation des états des charges.
« Globalement ce processus était long, rigide et source d’erreurs. Nous avions besoin de beaucoup plus de souplesse et de réactivité dans le traitement de la paie » explique Philippe Bassani. Parallèlement, la société ne disposait pas de tableaux de bord lui permettant de connaître précisément les charges par centre d’activité, le récapitulatif des absences du personnel. Les soldes de tout compte ne pouvaient pas être réalisés rapidement, aucune modification de dernière minute ne pouvait être effectuée. Cela conduisait à des régularisations sur les mois suivants après contrôles et corrections.
La mise en place
L’implémentation de MeilleureGestion.com a pu être réalisée très rapidement, en moins d’un mois. Un « protocole » a été réalisé définissant très précisément la coordination entre les intervenants. Dès le deuxième mois, monsieur Bassani avait totalement assimilé son nouvel outil et fut tout de suite satisfait des bénéfices apportés : grâce à cette nouvelle gestion, il a constaté des économies importantes et dispose désormais d’éléments « percutants » pour piloter son activité.
Le constat au quotidien
Après deux ans d’utilisation Philippe Bassani identifie 3 bénéfices majeurs.
Économies et temps gagné
Outre les 400 € d’économies mensuelles réalisées, il est apparu rapidement que la nouvelle organisation générait un gain de temps conséquent pour la société, grâce notamment à la possibilité de faire saisir immédiatement par chaque salarié intéressé, les changements dans sa situation administrative (coordonnées bancaires, situation familiale..), ainsi que ses éléments variables de paie directement sur l’interface web. Ceci permet une réduction significative du temps consacré au traitement de la paie et de ramener à moins de deux heures toute la réalisation de celle-ci. Tous les traitements complexes sont effectués par Agathe D., la conseillère MeilleureGestion. Enfin la mise en place du module Internet de gestion des absences a supprimé la saisie et les erreurs dans le traitement des congés, RTT...
Qualité du service et fiabilité
La convivialité de la solution a permis une prise en main rapide. Simple et intuitive, la navigation dans l’interface a été conçue pour répondre précisément aux besoins des utilisateurs. Le paramétrage est intégralement pris en charge par MeilleureGestion et réalisé de manière totalement transparente. Les évolutions (création de nouvelles rubriques, implémentation de nouveaux contrats...) sont automatiquement intégrées et disponibles. Enfin, Metaphora peut compter sur la réactivité et la qualité d’expertise de son interlocutrice dédiée chez MeilleureGestion, qui répond immédiatement aux questions posées grâce à un accès direct aux données de la société et à son implication aux cotés des utilisateurs.
Philippe Bassani, est extrêmement satisfait du service d’aide en ligne sur tous les sujets légaux et réglementaires, ainsi que des outils de reporting mis en place.
Accessibilité de l’information, reporting et suivi
Un autre des bénéfices de la solution est l’accessibilité à des tableaux de bord de suivi et de contrôle. En un clic, Philippe Bassani peut à tout moment exporter sous Excel les 3 tableaux demandés mensuellement par la direction :
- analyse des absences ;
- suivi analytique des charges permettant de connaître la rentabilité des différentes missions réalisées par les consultants ;
- suivi budgétaire des heures supplémentaires générées par l’activité. Elles représentent un coût conséquent ainsi que des enjeux stratégiques forts. De la même manière, des tableaux de bord ont été mis en place pour maîtriser le processus de formation.
Les modules de gestion des absences et des évaluations
La société Metaphora a mis en place rapidement le module de gestion des congés et des absences sur Internet qui conduit à des gains précieux de productivité. « C’est très efficace, notre visibilité est bien meilleure » déclare Philippe Bassani.
Le module de gestion des évaluations a également été déployé en 2005 pour la société Metaphora.
Il répond à 2 objectifs majeurs :
Effectuer un suivi qualitatif des différents collaborateurs grâce aux fiches d’évaluation « normalisées » directement renseignées par le manager.
- Définir une politique de rémunération plus « objective » et basée sur des évaluations rigoureuses ;
- Ces deux objectifs ont été atteints : « seule une solution Internet permet de mettre en place de manière aussi rapide et opérationnelle le processus d’évaluation ».
En conclusion, l’outil développé par MeilleureGestion est vraiment unique, comment avait-on fait sans avant ? En plus nous sommes convaincus qu’il va nous accompagner efficacement dans le futur, compte-tenu de la manière dont il évolue et nous fait bénéficier en permanence de nouveaux modules extrêmement intéressants.
En 2003, dans un contexte économique difficile, la société s’est penchée sur la réduction des frais généraux et l’optimisation de son processus de paie. Également confrontée à un marché du travail plus tendu et à la problématique des RTT, elle recherchait une solution présentant moins de contraintes dans l’élaboration des paies. Compte tenu de son organisation elle ne disposait d’aucune compétence sociale en interne pour la réalisation de la paie. Il fallait donc rechercher une solution moins onéreuse, plus souple et en même temps ne nécessitant pas de réel savoir faire dans le traitement des paies. “Dans un contexte de croissance plus difficile nous devions connaître et maîtriser les coûts salariaux. 
