TSF change son organisation, rationalise et fiabilise son processus de paie et de gestion des Ressources Humaines.
« MeilleureGestion est une solution performante et souple, qui nous a fait gagner un temps précieux et améliore notre organisation. »
Laurent P., directeur comptable
Le contexte
La société TSF est l’un des acteurs principaux de la location de moyens techniques pour le tournage de films. Elle met également à la disposition de ses clients des techniciens et des spécialistes. Le groupe TSF regroupe près de 140 salariés sur 3 sites. Le côté « forfaitaire » de la facturation est une obligation pour pouvoir budgétiser la prestation fournie.
Dans un contexte économique difficile, la société a décidé d’étudier le changement de son progiciel de paie (SAGE) dont les coûts cachés se sont avérés importants (temps passé, paramétrage, contrôle, validation).
La solution
L’offre MeilleureGestion.com a été choisie pour répondre à des besoins clairement identifiés : productivité, fiabilité, réactivité et disponibilité.
Son implémentation a été décidée après une analyse détaillée et rigoureuse des différentes solutions possibles et s’est effectuée rapidement : tous les éléments de paie issus du logiciel SAGE ont été automatiquement intégrés dans la nouvelle solution.
Un tour d’horizon complet de l’organisation, du processus de paie et des procédures a été réalisé en collaboration avec les experts de MeilleureGestion.
Une reprise des paies en cours d’année (au mois de mai) a été mise en place.
La nouvelle collaboratrice, Hassina, responsable de la paie, a également pris très rapidement ses fonctions grâce au soutien de sa conseillère MeilleureGestion, Élodie B. Les premières paies ont d’ailleurs été effectuées par cette dernière.
La rentabilité
La solution MeilleureGestion.com est apparue 20 % plus productive que la solution précédente (logiciel Sage). Le temps global passé pour la réalisation de la paie a été réduit de deux tiers : 2,5 jours par mois au lieu de 7,5 jours.
Le constat au quotidien
Après trois ans d’utilisation, un bilan très précis a pu être effectué par Laurent P., Directeur Comptable. Les sources de satisfaction sont réelles et nombreuses :
Économies et temps gagné
La nouvelle organisation et la coordination, mises en place avec MeilleureGestion, fonctionnent « parfaitement ». La nouvelle collaboratrice assure la collecte et la saisie des éléments variables de paie. Grâce à des outils d’import automatique, elle consacre environ 1,5 jours par mois à cette tâche. Elodie B., sa conseillère MeilleureGestion assiste au quotidien Rachida en validant avec elle les saisies et les calculs.
Au total, l’économie de temps est conséquente : plus de 4 jours gagnés sur tous les aspects de mises à jour, suivi du distributeur, appels vers la maintenance, recherche de supports et saisies des données dans l’outil.
Qualité des services et fiabilité
TSF apprécie le service apporté : « disposer de la ligne directe de votre conseillère qui maîtrise parfaitement votre organisation, votre processus de paie, et peut répondre en direct à vos questions (utilisation de l’outil, validation d’un calcul, réalisation d’opérations complexes) : ce n’est plus un prestataire : c’est un véritable partenaire ! ».
Toutes les évolutions de paie sont effectuées de manière proactive. Citons à titre d’exemple : l’intégration automatique des nouvelles rubriques (journée de solidarité...), la gestion des nouveaux contrats (contrats de professionnalisation...) et des nouvelles réglementations (DIF).
Reporting et le suivi
« Pour le reporting, je ne souhaitais pas utiliser le logiciel SAGE-paie, je craignais les conséquences d’une fausse manipulation ».
En revanche, Laurent P. a immédiatement intégré la nouvelle solution Internet MeilleureGestion.com et mis en place lui-même les états dont sa société et ses dirigeants avaient besoin. Autonome sur l’outil , il « navigue » aisément dans une interface web qu’il dit totalement intuitive et utilise au maximum les avantages apportés par Meilleure Gestion en terme de possibilités de calcul et reporting.
4 tableaux de bord ont ainsi été conçu, pour répondre aux besoins de l’entreprise : le suivi global des salaires et des coûts, l’état analytique de répartition des charges avec le détail par département, l’analyse des écarts et des évolutions permettant de mettre en relief les principales différences entre des périodes de paie, et enfin, l’analyse budgétaire.
« Aujourd’hui, je n’ai plus rien à demander, j’ai tout ce dont j’ai besoin s’agissant du détail souhaité ».
L’année 2002 fut une année très difficile pour toutes les sociétés dans ce secteur d’activité, marquée par le chômage partiel et la remise à plat des frais généraux.
